Em tempos de desafios e incertezas, uma boa gestão dos métodos e processos administrativos é essencial para a proposição de novos projetos e do refinamento dos resultados já alcançados.
Embora associações e sindicatos possuam objetivos finais diferentes de uma empresa convencional, a gestão de seus processos administrativos deve seguir práticas administrativas usadas nos diversos setores do mercado. Listamos algumas dicas importantes para você, gestor.
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1. Planejamento estratégico
Todo bom plano estratégico parte da análise geral do todo. É preciso conhecer os recursos que serão usados e as ameaças que serão enfrentadas, planejar ações para situações hipotéticas boas e/ou ruins. Isso permite ao gestor e sua equipe definir um plano realista de atuação, considerando ambientes externos e internos.
Uma técnica interessante para ajudar o gestor a montar esse planejamento é a Análise SWOT. Nela, o planejamento estratégico engloba a análise de cenários, auxiliando na tomada de decisões. SWOT significa (em inglês) strengths, weaknesses, opportunities e threats. Traduzindo: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Na montagem do planejamento, o gestor e sua equipe devem identificar essas características dentro do projeto e separá-las nessas quatro opções. Partindo daí, analisar o cenário apresentado.
O SWOT permite uma análise do ambiente externo feita em dois grandes blocos: o macroambiente e o microambiente. Neles, encontram-se itens como clientes/associados, concorrentes, economia, políticas (legislações) e tendências. Analisando essas variáveis, o gestor pode identificar oportunidades durante o planejamento, bem como ameaças. Já para o ambiente interno, o SWOT permite observar tudo aquilo que está dentro da instituição, como funcionários, os sistemas gerenciais e os processos diários. Identificar fraquezas, ou forças, potencializa a execução dos planos de ação.
Além disso, é importante definir o planejamento que será usado para médio e longo prazos. Isso é fundamental para atingir os resultados e reavaliar o processo de alcance deles. A melhor estratégia varia de acordo com o público-alvo, preço e/ou serviço, além do objetivo final.
2. Gerenciamento de indicadores
Para qualquer instituição, é crucial que seu desempenho seja periodicamente acompanhado. Indicadores ajudam a melhor visualizar os resultados obtidos pelos profissionais, equipes, setores e a instituição em geral. Esses dados podem estar ligados a qualquer área, como marketing, vendas, gestão de pessoas ou atendimento, por exemplo.
Para que essa avaliação seja bem-feita, a escolha dos indicadores é fundamental. Uma forma de escolher a melhor opção é relacioná-la ao objetivo desejado. Por exemplo: se o intuito é tornar maior a base de associados, deve-se acompanhar indicadores relacionados à taxa anual de crescimento. Outros exemplos de indicadores são: custo de aquisição de associados/cliente, nível de absenteísmo dos funcionários, inadimplência, etc.
Por fim, fica o alerta. Somente acompanhar os indicadores não é sinal de boa governança. Esses dados servem de base para que o gestor possa promover mudanças reais no dia a dia.
3. Controle de finanças e organização tributária
Esse é um dos problemas relatados por diversos gestores de instituições como Associações e Sindicatos. O adequado gerenciamento das finanças é uma necessidade urgente, que não pode ser deixada para depois (principalmente em momentos de crise).
Uma área financeira bem-estruturada, que garanta a qualidade das principais operações, tais como recebimentos, redução de custos, compras e cobranças é essencial. Para isso, escolher profissionais capacitados e uma ferramenta de gestão financeira completa são passos importantes para monitorar a real situação da instituição e auxiliar no planejamento de seu futuro. A ferramenta de gestão deve ser capaz de gerar relatórios precisos, ser segura e disponibilizar suporte completo. Um investimento que se pagará por sua importância e resultados assegurados.
Além disso, outro ponto a ser considerado no financeiro é a organização tributária. Garantir que as obrigações sejam quitadas no prazo determinado, como o pagamento de tributos (municipais, estaduais e federais), taxas e/ou penalidades pecuniárias (multas), se torna essencial para a reputação de uma instituição. Transparência fiscal é um pilar de sucesso.
4. Processos internos
Por processo internos, entenda como sendo uma sequência de operações que torna possível o alcance de um resultado desejado. Quando essas atividades são claras e eficazes, fica muito mais fácil aumentar a produtividade da instituição e dos profissionais que nela atuam.
Identificar gargalos nos processos (ações que possam atrasar ou dificultar a finalidade de tarefas) é fundamental para fomentar propostas de mudanças. Para isso, realizar um mapeamento dos processos internos das atividades auxilia a monitorar as falhas e pontos em que devem ser implementadas mudanças.
Além disso, é crucial padronizar os processos internos para toda a equipe. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de fluxograma (representação gráfica das funções), que indiquem a ordem correta dos acontecimentos e procedimentos diários, das pessoas envolvidas e resultados a serem atingidos. Ou, por meio de canais de comunicação específicos, implementar formas inovadoras de comunicação desses processos.
5. Gestão de pessoas
Toda empresa, associação, sindicato e outros precisa direcionar tempo e recursos para a gestão de seus profissionais. Potencializar o crescimento de um projeto passa por pessoas qualificadas, alinhadas e comprometidas com os resultados e a proposta/missão de cada instituição.
Para isso, é importante valorizar cada profissional. Promover cursos e oportunidades de melhorias individuais, por exemplo, são ações que podem contribuir para o crescimento pessoal do profissional e, por consequência, para a instituição. Os profissionais precisam se sentir confortáveis no trabalho e devem ser estimulados a querer permanecer naquela atividade, propiciando assim um ambiente favorável para o alcance dos objetivos desejados. O papel do gestor é fundamental nessa gestão.
6. Relacionamento com o associado
Para que uma Associação, ou Sindicato, cresçam, é preciso aumentar sua base de associados e saber como fidelizá-los. A construção desse relacionamento, baseado em respeito, confiança, ética e benefícios é fundamental para a manutenção de um projeto, seja de qualquer instituição.
É importante oferecer um atendimento de qualidade, personalizado, capaz de construir uma cultura centrada no associado e suas demandas. Philip Kotler, considerado pai do marketing moderno, atesta que fidelizar um cliente custa entre 5 e 7 vezes mais barato do que prospectar novos; e esse pensamento vale para associados.
Portanto, remodelar e melhorar o relacionamento com seu associado é fundamental para que o projeto promovido pelas instituições e seus gestores passe a gerar mais frutos.
7. Inovação tecnológica
Por fim, inovações tecnológicas são imprescindíveis para melhorar processos de gestão. É possível introduzir tecnologias (como chatbots, inteligência artificial e automação de processos, dentre outros) que favoreçam a produção e captação de novos associados, melhorando resultados administrativos gerais.
Para Associações e Sindicatos, é possível pensar ainda em tecnologias de gestão empresarial (ERP) que integrem os setores, sistemas de recrutamento e seleção, sistemas de controle financeiro (com emissão de notas fiscais, contas a pagar e receber, integração bancária) e promoção de eventos. Vantagens essas que você encontra na Associatec.
Com a tecnologia apropriada, é possível ir mais longe e alcançar melhores resultados. A escolha certa dos sistemas e a contratação de profissionais capacitados auxilia no crescimento das instituições e podem reduzir custos no longo prazo.