Sabe aquela sensação de paz quando tudo está sob controle? É exatamente isso que queremos ajudar você a conquistar com cinco dicas práticas para organizar as contas a pagar e a receber da sua associação.
A inadimplência, as multas e o estresse no final do mês são obstáculos que impedem o crescimento e a sustentabilidade da sua associação.
É hora de adotar uma abordagem profissional para a gestão financeira, transformando-a em um processo eficiente, tranquilo e, até mesmo, gratificante.
Neste artigo, você entenderá o que são contas a pagar e a receber, qual a importância e dicas para deixá-las organizadas. Acompanhe!
O que são contas a pagar e a receber?
Contas a pagar são todas as despesas financeiras que a sua associação precisa pagar, como aluguel, luz, internet, salários, materiais de escritório, entre outros.
Já as contas a receber, representam os valores que a associação tem a receber de seus membros e que impactam o seu fluxo de caixa, como mensalidades, taxas de inscrição em eventos, juros de investimentos e outras fontes de renda.
Manter um bom controle de contas a pagar e a receber é fundamental para a saúde financeira da sua associação. Com uma visão completa de todas as suas obrigações e receitas, você será capaz de planejar o futuro com segurança e tranquilidade.
Qual a importância da organização das contas a pagar e a receber?
Uma boa organização das contas a pagar e a receber é importante, pois você pode:
- Evitar surpresas desagradáveis: ficar sem dinheiro para pagar as contas ou ter que fazer empréstimos com juros altos não será mais um problema;
- Negociar melhores prazos e preços: com um bom histórico de pagamentos, você terá mais poder de negociação com seus fornecedores;
- Investir em projetos inovadores: ter recursos disponíveis para investir no crescimento da sua associação;
- Manter a associação funcionando com tranquilidade: pagar as contas em dia garante que tudo funcione perfeitamente, sem interrupções ou problemas.
Como deixar as contas da sua associação organizadas?
Para deixar suas contas a pagar e a receber organizadas, você deve ter um processo estruturado e ferramentas eficazes.
Confira os passos essenciais para organizar suas contas:
1 — Registre a data de vencimento de todas as despesas e as receitas
- Para começar a organizar as contas a pagar e a receber, registre todas as despesas e receitas com suas respectivas datas de vencimento, criando um calendário financeiro completo;
- Utilize ferramentas como planilhas, aplicativos ou softwares de gestão para centralizar essas informações e ter uma visão geral dos seus compromissos;
- Classifique as contas por categorias, como salários, aluguel e mensalidades, para facilitar a análise e o planejamento financeiro.
2 — Registre tudo que entra e sai da associação
- Registre meticulosamente todas as entradas e saídas da associação, por menores que sejam;
- Utilize um sistema de registro eficiente, como planilhas, livros contábeis ou softwares de gestão, para garantir a precisão e a confiabilidade das informações;
- Mantenha os documentos organizados e arquivados de forma segura para facilitar a consulta e a auditoria.
3 — Realize as cobranças dos associados inadimplentes
- Implemente um processo de cobrança eficiente para os associados inadimplentes, utilizando diferentes canais de comunicação, como e-mail, telefone e WhatsApp;
- Seja firme e profissional na cobrança, mas mantenha um diálogo aberto e construtivo com os devedores;
- Negocie prazos e formas de pagamento que sejam viáveis para ambas as partes, buscando soluções que beneficiem a associação e os associados.
4 — Ofereça vantagens para o pagamento antecipado
- Ofereça vantagens para o pagamento antecipado das mensalidades e outras taxas, como descontos ou brindes;
- Crie um sistema de recompensas para os associados que são bons pagadores, fidelizando-os e incentivando o cumprimento das obrigações financeiras;
- Promova campanhas de conscientização sobre a importância do pagamento em dia para a saúde financeira da associação.
5 — Opte por um software de gestão
- Invista em um software para associações de gestão financeira para automatizar tarefas, centralizar informações e gerar relatórios precisos. A tecnologia ajudará a manter as contas a pagar e a receber organizadas;
- Utilize ferramentas como planilhas online, aplicativos de controle de gastos e plataformas de pagamento para facilitar a organização das finanças;
- Busque soluções tecnológicas que atendam às necessidades específicas da sua associação, otimizando os processos e aumentando a eficiência da gestão financeira.
Além das ferramentas tradicionais, como planilhas online, aplicativos de controle de gastos e plataformas de pagamento, considere também soluções tecnológicas específicas para associações, como o Associatec.
Nossa plataforma oferece recursos abrangentes para gerenciar membros, cobranças, comunicações e eventos, tudo em um ambiente online, seguro e acessível.
Ao seguir esses passos, você estará no caminho certo para alcançar a organização e o controle total das contas a pagar e a receber da sua associação. Aproveite os benefícios de uma gestão financeira eficiente e construa um futuro sólido e sustentável para sua organização.
Você precisa de ajuda para organizar esse processo na sua associação? Conte com o Associatec.
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