Para manter os compromissos em dia e oferecer serviços de qualidade aos associados, gestores precisam estar atentos aos processos de gerenciamento de mensalidades.
Tanto em empresas com fins lucrativos ou instituições sem fins lucrativos, pois é o dinheiro em caixa que permite colocar em prática os objetivos da organização.
Uma boa notícia é que, hoje em dia, podemos gerenciar as finanças não apenas com o uso de planilhas financeiras, mas também com o apoio da inteligência artificial.
Com softwares para associação e o uso de IA, administradores e gerentes conseguem prevenir atrasos e inadimplência nas contribuições mensais.
Acompanhe este artigo e entenda, junto com a gente do Associatec, como fazer um gerenciamento de mensalidades eficaz para manter a qualidade da sua associação. Vamos lá?
O que é gerenciamento de mensalidades?
O gerenciamento de mensalidades é um serviço que utiliza diversos meios de cobrança disponíveis no mercado financeiro para receber as contribuições dos associados.
A instituição deve facilitar e se adaptar ao máximo às preferências de pagamento dos clientes. Para isso, é importante perguntar a forma de pagamento que o associado prefere e manter os seus dados cadastrais sempre em dia.
Embora tenha diminuído bastante, ainda é recomendável disponibilizar o pagamento das mensalidades em dinheiro, além das opções eletrônicas e digitais como PIX, boleto e transferências entre contas.
O pagamento em dinheiro é menos vantajoso, pois exige armazenamento seguro, deslocamento para depósitos e envolve riscos de furtos e assaltos.
Qual a importância do gerenciamento de mensalidades?
O gerenciamento de mensalidades é fundamental para as associações manterem em dia tanto as despesas fixas quanto eventuais, como aluguel de salas, contas de água, luz, telecomunicações, planos de softwares de gestão.
Além disso, inclui pagamentos de agências de campanhas de marketing e divulgação de eventos sociais e cursos, entre outros.
Como fazer o gerenciamento de mensalidades?
Na prática, a solução mais inteligente, eficaz e sem risco de erros é o uso de softwares para gestão de associações.
Sabendo disso, evite improvisações e invista nessa tecnologia dedicada para facilitar a vida de administradores e gerentes de associações, sindicatos e federações.
Sem essa solução, será necessário imprimir boletos, telefonar para associados e trabalhar com planilhas eletrônicas como Excel e Google Sheets.
Quais são as vantagens do gerenciamento de mensalidades?
A seguir, separamos as principais vantagens do gerenciamento de mensalidade eficaz.
Gerenciamento do negócio mais eficiente
Mesmo sem fins lucrativos, instituições como associações, sindicatos e federações devem ser geridas como negócios. E nada melhor para um negócio do que um gerenciamento de mensalidades por meio de boas práticas de gestão financeira.
Controle das finanças da associação
Receber as mensalidades em dia ou cobrar taxas e multas em casos de atraso é uma forma de controlar as finanças da associação. Sem controle financeiro, a qualidade dos serviços prestados cai, aumenta a insatisfação dos associados e há o cancelamento de contratos.
Redução de membros inadimplentes
Por mais incrível que possa parecer, nem sempre a inadimplência ocorre por falta de dinheiro. Existem pessoas que realmente esquecem de efetuar os pagamentos das mensalidades da instituição regularmente.
O envio de boletos e cobranças com antecedência ajuda a reduzir a inadimplência nessas situações.
Previsibilidade de caixa
Com o gerenciamento de mensalidades, você saberá com antecedência quanto entrará no caixa no mês ou em períodos maiores como trimestres e semestres. Afinal, surpresas financeiras são boas apenas quando são positivas, o que nem sempre acontece.
Diminuição de custos
Ao aproveitar ao máximo a tecnologia digital, há redução de custos em comparação com a contratação e manutenção de funcionários. Manter planos de software é muito mais econômico.
Entenda como o Associatec pode ajudar a sua associação no gerenciamento de mensalidades
O Associatec é um software criado exclusivamente para oferecer recursos que facilitam a gestão e organização das associações, incluindo o gerenciamento de mensalidades. Facilitamos a vida de gestores de associações há mais de 10 anos.
As soluções empregadas no software Associatec variam conforme sua escolha, permitindo optar desde o plano start até o customizado.
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