Muitos gerentes de associações enfrentam um desafio comum. Como criar um evento para associação que vá além das celebrações tradicionais, como datas comemorativas e eventos marcantes na história da organização?
Os eventos não são apenas ocasiões para celebrar; eles também podem ser uma oportunidade para melhorar o posicionamento da associação no mercado, gerando crescimento, visibilidade e impacto social.
Neste post, vamos explorar as razões por trás da organização de eventos para associações. Além disso, compartilhamos dicas especiais para tornar esses eventos mais produtivos e assertivos. Acompanhe e descubra como!
A importância de organizar evento para associação
Um evento pode ser promovido por uma associação com diferentes objetivos, tais como:
- apresentar novos projetos, atividades e campos de atuação;
- lançar campanhas de doações e arrecadação financeira;
- anunciar premiações e/ou reconhecimentos públicos;
- divulgar ações, movimentos sociais e novidades institucionais;
- promover programas de voluntariado, apoiadores, patrocinadores e associados.
Dessa forma, os eventos desempenham um papel importante na comunicação da entidade com a sociedade, mídia, internet, poder público e as iniciativas públicas e privadas. Eles colocam em evidência o trabalho realizado e o impacto sociocultural, econômico e político que a associação gera.
Diante disso, é indispensável que a organização estabeleça uma agenda própria de eventos, investindo estrategicamente neles como canais de marketing, negócios e relações públicas
11 dicas de como criar um evento para associações
Agora que está claro por que os eventos são relevantes para as associações, vamos apresentar sugestões sobre como organizá-los de forma eficiente. Além disso, incluímos dicas sobre divulgação, busca de parcerias e estratégias pós-evento. Fique atento a essas informações!
1. Estabeleça um objetivo para o evento
O primeiro passo é definir o objetivo a ser alcançado com o evento. Por exemplo, a intenção é divulgar uma nova atividade social da associação ou aumentar o número de profissionais voluntários? Essa decisão vai indicar o tipo de evento a ser realizado, seja uma conferência, festa, palestra, exposição, feira, entre outros.
Além disso, é importante considerar outros aspectos, como a programação, as datas, se o evento será de acesso livre ou limitado, e o formato de publicidade a ser adotado, seja on-line e/ou off-line.
2. Defina o público do evento
Com uma proposta clara e específica para o evento, fica mais fácil definir o público-alvo. Imagine que a ocasião é destinada a obter recursos financeiros para a associação. Nesse contexto, as pessoas que estarão presentes devem ser apoiadores de longa data da associação e potenciais investidores.
Assim, é possível engajar melhor o público com o que está sendo anunciado no evento, aumentando as chances de atingir as metas propostas e até superar as projeções de arrecadação.
3. Planejamento estratégico
Além de definir o objetivo e o público-alvo do evento, é essencial traçar um planejamento estratégico detalhado sobre como ele funcionará. Isso inclui decidir se o evento será totalmente presencial ou se terá componentes on-line, como apresentações remotas ou gravadas.
Essa decisão é fundamental, sobretudo quando o evento está programado para ocorrer ao longo de dois ou mais dias. Nesses casos, é importante priorizar quais cerimônias, reuniões, exposições, entre outros, acontecerão ao vivo e quais poderão ser realizados de forma digital, se necessário.
Essa abordagem é especialmente útil quando os anfitriões, apresentadores e até mesmo os gestores da associação não podem comparecer pessoalmente ao evento em todas as datas, seja por questões de saúde ou de viagem.
Outro aspecto relevante é o planejamento da equipe envolvida no evento. Quantos membros da instituição estarão diretamente envolvidos na organização? Além disso, é importante determinar quais membros serão designados para estar presente no local do evento, supervisionando o público, o espaço e as atividades realizadas.
4. Monte um cronograma
Ao planejar um evento para sua associação, é crucial montar um cronograma detalhado. Este cronograma deve incluir a duração do evento, assim como as datas e horários de início e término de cada atividade.
Outro fator necessário é detalhar as atividades que ocorrerão ao longo do evento, como painéis, palestras, apresentações, oficinas, entre outros. Nesta etapa, é essencial indicar a duração de cada atividade e os nomes das pessoas envolvidas na sua condução.
5. Faça um orçamento
Além das dicas anteriores, é importante definir um orçamento para guiar como a organização vai usar a verba disponível para tirar o evento do papel. Nele, devem estar presentes os custos envolvendo locação e decoração de espaço, buffet/bar para convidados, publicidade da ação, pagamento de colaboradores, entre outras despesas.
Este orçamento não será útil apenas para controlar gastos e diminuir despesas supérfluas, mas também será fundamental para evitar dívidas e uso indiscriminado de linhas de crédito, como empréstimos.
6. Defina o local do evento
Outro ponto crucial ao criar um evento para uma associação é a definição do local onde ele acontecerá. É necessário avaliar a capacidade máxima do espaço, a disponibilidade de ambientes internos para diferentes atividades, além de verificar aspectos como acessibilidade, climatização, localização e disponibilidade de cozinha para uso do buffet.
7. Avalie a tecnologia a ser utilizada
Recursos tecnológicos podem ser aproveitados para organizar um evento, especialmente aplicativos, plataformas e softwares que ajudam a monitorar e controlar inscrições, esclarecer dúvidas do público e criar pontos de comunicação com a mídia. Existem também ferramentas que geram métricas de desempenho, sendo essenciais quando o acesso ao evento é pago.
8. Procure parceiros estratégicos
Ao criar um evento para a associação, é importante fazer uma lista de potenciais parceiros que possam se interessar em vincular suas marcas a essa iniciativa, desde que esteja alinhada aos seus valores e objetivos organizacionais.
As parcerias não só contribuem para reduzir as despesas do evento, mas também ajudam a aumentar sua divulgação na mídia.
9. Faça a divulgação do evento
O processo de criação de um evento também inclui a etapa de divulgação, que é indispensável para alcançar o público-alvo e despertar nele o interesse em participar.
Portanto, é importante planejar quais mídias serão utilizadas para esse fim, levando em consideração o orçamento disponível. Você pode investir em anúncios em TV, rádio, jornal e revista, que são meios tradicionais e off-line.
Outra opção é apostar em mídias on-line, que têm um custo menor e oferecem um maior nível de personalização. Isso inclui o uso de site, blog, e-mail marketing, SMS e redes sociais.
10. Promova a criação de conteúdo
As plataformas sociais, como Facebook, Instagram, Tik Tok e Twitter são ferramentas de grande ajuda na promoção do seu evento. Com elas, você pode fazer publicações de diferentes formatos (vídeos, fotos, gifs, notas etc.) sem custo algum para apresentar a proposta dessa iniciativa.
Aproveite seus perfis para detalhar o cronograma, as atividades, os convidados, o público desejado e mais informações. Explique como se inscrever, como acessar o local e mostre os preparativos para o evento, criando um conteúdo mais leve, humanizado e que dialogue com os usuários das redes.
Lembre-se de que, se desejar, também é possível impulsionar suas publicações e criar anúncios interativos. As mídias sociais dispõem de painéis internos onde você pode gerenciar essas e muitas outras funções.
11. Realize uma avaliação dos resultados
Por último, ao concluir um evento, é importante conduzir uma avaliação de desempenho para identificar possíveis falhas na organização e no planejamento, garantindo que elas não se repitam no futuro.
Pesquisas de satisfação para coleta de feedback dos participantes e convidados, além de métricas como número de inscrições, desempenho da publicidade e arrecadação, são recursos úteis para essa avaliação.
Entenda como o Associatec pode ajudar no evento da sua associação
Associatec oferece a plataforma AssociaEventos, que facilita a organização e operacionalização de eventos. Com ela, você pode fazer a divulgação, realizar a inscrição virtual do público e fazer o credenciamento dos participantes. Mas as funcionalidades não param por aí.
Com o AssociaEventos, você também pode receber os pagamentos das inscrições (por meio de boleto, Pix ou cartão de crédito), realizar a virada de lotes e emitir cupons de desconto. Além disso, a plataforma oferece um painel de resultados, permitindo que você acompanhe os resultados do evento em números.
Saber como criar um evento vai além da sua execução. Envolve definições como objetivo, público-alvo, cronograma e local, montagem de orçamento, práticas de divulgação e criação de conteúdo, bem como planejamento estratégico sobre como ele será realizado e como a equipe da instituição atuará nele.
Por isso, é fundamental se organizar seguindo essas dicas e contar com o suporte de ferramentas que ajudem a gerir eventos e obter dados sobre o desempenho deles. Isso proporciona um panorama completo para potencializar cada vez mais as suas ações.
Se você deseja saber mais sobre como a Associatec pode ajudar a sua associação, entre em contato com um de nossos especialistas!