Quem já passou pela experiência de planejar eventos, sabe que não é simples. É um processo repleto de desafios, que exige dedicação, planejamento e muita criatividade.
Mas, apesar de todos os obstáculos, a recompensa de ver um evento bem-sucedido é muito satisfatória. Quando tudo dá certo, é uma sensação de dever cumprido que nos enche de orgulho. E, claro, a alegria dos participantes também é uma das melhores partes do processo.
Então, se você está pensando em organizar um evento, a Asssociatec separou algumas dicas para tornar essa tarefa mais fácil. Com dedicação e organização, você pode criar algo especial. Continue em nossa companhia e veja algumas dicas de planejamento de eventos que vão ajudar você!
O que é planejamento de eventos?
Planejar eventos é muito mais do que criar uma lista de tarefas e marcar datas no calendário.
É um processo minucioso que envolve desde a concepção da ideia inicial até a execução final do evento, passando por etapas como definição de objetivos, seleção do local ideal, gestão de orçamento, logística e outras.
Por isso, é necessário contar com uma equipe dedicada e experiente, que saiba lidar com as diversas variáveis envolvidas,
O planejamento de eventos também envolve a criatividade necessária para transformar uma ideia em uma experiência memorável para os participantes.
Qual a importância do planejamento de eventos nas associações?
Vamos começar com o básico: as associações têm como objetivo principal reunir pessoas com interesses em comum, seja para promover uma causa, trocar conhecimentos ou simplesmente se conectar.
E é aí que entra o planejamento de eventos. Afinal, como você vai atrair novos associados e engajar os que já são membros se não tiver uma programação atraente e bem estruturada?
O planejamento estratégico de eventos permite que a associação ofereça atividades relevantes e alinhadas com as necessidades e expectativas de seu público. Isso contribui para fortalecer os laços entre os membros, aumentar a participação nas ações e, consequentemente, a visibilidade e o impacto da organização.
Um bom planejamento garante que todos os detalhes logísticos serão considerados, desde a escolha do local até a contratação de fornecedores.
A associação consegue, por meio de um bom planejamento, traçar metas e objetivos claros para cada evento. Assim, fica mais fácil avaliar os resultados e identificar oportunidades de melhoria para outros eventos.
Quais as etapas do planejamento de eventos para associação?
Como já ressaltamos, organizar um evento pode parecer uma tarefa assustadora, mas com os passos certos, você consegue transformar uma ideia em um evento de sucesso:
Objetivo do evento
Antes de começar a planejar qualquer coisa, é preciso definir o objetivo do seu evento. Você quer arrecadar fundos? Promover a sua marca? Reunir os associados? Ter um momento de confraternização? Entender o seu motivo vai te ajudar a tomar decisões mais assertivas ao longo do processo.
Métricas
Após definir o objetivo, é hora de pensar nas métricas que você vai usar para medir o sucesso do seu evento, como:
- número de inscritos;
- taxa de participação;
- engajamento nas redes sociais;
- valor arrecadado;
- outras.
Estabelecer metas claras vai te ajudar a saber se foram alcançados os resultados esperados. Elas são ferramentas valiosas para gerenciar o desempenho do evento.
Público
Conhecer o seu público-alvo é outro passo relevante no planejamento de eventos, pois, somente assim, você oferecerá algo que faça sentido para quem compõe esse público.
Pense em quem são os seus associados, quais são as suas necessidades e interesses para definir com mais objetividade o formato, o conteúdo e até mesmo o local do evento.
Plano de comunicação
Uma boa comunicação é preciosa para o sucesso do seu evento. Crie um plano de divulgação que inclua desde as redes sociais até o envio de e-mails e a distribuição de materiais impressos. Lembre-se de começar a divulgação com antecedência e manter uma comunicação constante para atrair as pessoas.
Aproveite bastante o potencial que as mídias digitais têm para alcançar e engajar o público que deseja. Atualmente, não podemos esquecer que as pessoas participam de forma ativa do ambiente digital.
Deve manter ainda uma boa comunicação com quem está envolvido na realização do evento, não somente com a equipe de marketing, mas com todos os colaboradores, sejam organizadores, funcionários, prestadores de serviço ou fornecedores.
Parceria
Buscar parcerias pode ser uma ótima estratégia para ampliar o alcance do seu evento e reduzir os custos. Pense em empresas, instituições ou até mesmo outros grupos que possam se interessar em participar ou apoiar a sua iniciativa.
Financeiro
O planejamento financeiro é outra etapa fundamental. Faça um orçamento detalhado, incluindo todas as despesas (como a locação de espaço, contratação de serviços, materiais) e as possíveis fontes de receita (inscrições, patrocínios, contribuições dos associados).
Essa análise financeira vai ajudar a entender se o evento é viável, contribuindo para uma tomada de decisões mais consciente.
Logística
A logística envolve todos os detalhes práticos do evento, como a escolha do local, a contratação de fornecedores, a organização do credenciamento, a definição da programação, e outras ações.
Essa é uma etapa que exige muita atenção aos detalhes, então não hesite em pedir ajuda a uma equipe qualificada.
Programação
A programação do evento precisa de planejamento minucioso, levando em conta o objetivo, o público e o tempo disponível.
Pense em uma sequência de atividades que mantenha os participantes engajados e interessados durante todo o tempo de realização do evento.
Inscrição
O processo de inscrição merece atenção especial. Defina uma plataforma, um sistema de pagamento e um fluxo de inscrição que sejam fáceis e intuitivos para os participantes.
Em algumas situações, o evento da associação pode ser gratuito. É necessário considerar a viabilidade de oferecer um evento gratuito para não gerar prejuízos para a entidade, que serão repassados, de alguma forma, para os associados.
Pós-evento
Mesmo depois de o evento ter acontecido, o trabalho não termina. É importante fazer uma avaliação geral, analisando se as metas foram atingidas, o que deu certo e o que pode ser melhorado para próximos eventos.
Uma observação: não se esqueça de agradecer a todos os envolvidos, bem como compartilhar os resultados e prestar contas com os associados e outros participantes.
Agora, se você quer simplificar a gestão do evento da sua associação, você precisa conhecer o AssociaEventos. Com ele, você tem ao seu alcance uma solução completa para a gestão de eventos da sua associação. A plataforma é intuitiva e moderna, permitindo a criação e operação do seu evento online de maneira ágil e simples. Além disso, é integrado à sua gestão administrativa, proporcionando uma experiência de uso sem complicações.
Ele permite que você transforme seus eventos em pontos de encontro e network, criando experiências memoráveis para os participantes. Com o AssociaEventos, você tem a garantia de um evento bem planejado e executado, contribuindo para a visibilidade e o impacto da sua associação. Experimente o AssociaEventos e descubra como ele pode revolucionar a gestão de eventos da sua associação!