Em tempos de desafios e incertezas, uma boa gestão dos métodos e processos administrativos é essencial para a proposição de novos projetos e do refinamento dos resultados já alcançados.
Embora associações e sindicatos possuam objetivos finais diferentes de uma empresa convencional, a gestão de seus processos administrativos deve seguir práticas administrativas usadas nos diversos setores do mercado. Listamos algumas dicas importantes para você, gestor.
1. Planejamento estratégico
Todo bom plano estratégico parte da análise geral do todo. É preciso conhecer os recursos que serão usados e as ameaças que serão enfrentadas, planejar ações para situações hipotéticas boas e/ou ruins. Isso permite ao gestor e sua equipe definir um plano realista de atuação, considerando ambientes externos e internos.
Uma técnica interessante para ajudar o gestor a montar esse planejamento é a Análise SWOT. Nela, o planejamento estratégico engloba a análise de cenários, auxiliando na tomada de decisões. SWOT significa (em inglês) strengths, weaknesses, opportunities e threats. Traduzindo: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Na montagem do planejamento, o gestor e sua equipe devem identificar essas características dentro do projeto e separá-las nessas quatro opções. Partindo daí, analisar o cenário apresentado.
O SWOT permite uma análise do ambiente externo feita em dois grandes blocos: o macroambiente e o microambiente. Neles, encontram-se itens como clientes/associados, concorrentes, economia, políticas (legislações) e tendências. Analisando essas variáveis, o gestor pode identificar oportunidades durante o planejamento, bem como ameaças. Já para o ambiente interno, o SWOT permite observar tudo aquilo que está dentro da instituição, como funcionários, os sistemas gerenciais e os processos diários. Identificar fraquezas, ou forças, potencializa a execução dos planos de ação.
Além disso, é importante definir o planejamento que será usado para médio e longo prazos. Isso é fundamental para atingir os resultados e reavaliar o processo de alcance deles. A melhor estratégia varia de acordo com o público-alvo, preço e/ou serviço, além do objetivo final.
2. Gerenciamento de indicadores
Para qualquer instituição, é crucial que seu desempenho seja periodicamente acompanhado. Indicadores ajudam a melhor visualizar os resultados obtidos pelos profissionais, equipes, setores e a instituição em geral. Esses dados podem estar ligados a qualquer área, como marketing, vendas, gestão de pessoas ou atendimento, por exemplo.
Para que essa avaliação seja bem-feita, a escolha dos indicadores é fundamental. Uma forma de escolher a melhor opção é relacioná-la ao objetivo desejado. Por exemplo: se o intuito é tornar maior a base de associados, deve-se acompanhar indicadores relacionados à taxa anual de crescimento. Outros exemplos de indicadores são: custo de aquisição de associados/cliente, nível de absenteísmo dos funcionários, inadimplência, etc.
Por fim, fica o alerta. Somente acompanhar os indicadores não é sinal de boa governança. Esses dados servem de base para que o gestor possa promover mudanças reais no dia a dia.
3. Controle de finanças e organização tributária
Esse é um dos problemas relatados por diversos gestores de instituições como Associações e Sindicatos. O adequado gerenciamento das finanças é uma necessidade urgente, que não pode ser deixada para depois (principalmente em momentos de crise).
Uma área financeira bem-estruturada, que garanta a qualidade das principais operações, tais como recebimentos, redução de custos, compras e cobranças é essencial. Para isso, escolher profissionais capacitados e uma ferramenta de gestão financeira completa são passos importantes para monitorar a real situação da instituição e auxiliar no planejamento de seu futuro. A ferramenta de gestão deve ser capaz de gerar relatórios precisos, ser segura e disponibilizar suporte completo. Um investimento que se pagará por sua importância e resultados assegurados.
Além disso, outro ponto a ser considerado no financeiro é a organização tributária. Garantir que as obrigações sejam quitadas no prazo determinado, como o pagamento de tributos (municipais, estaduais e federais), taxas e/ou penalidades pecuniárias (multas), se torna essencial para a reputação de uma instituição. Transparência fiscal é um pilar de sucesso.
4. Processos internos
Por processo internos, entenda como sendo uma sequência de operações que torna possível o alcance de um resultado desejado. Quando essas atividades são claras e eficazes, fica muito mais fácil aumentar a produtividade da instituição e dos profissionais que nela atuam.
Identificar gargalos nos processos (ações que possam atrasar ou dificultar a finalidade de tarefas) é fundamental para fomentar propostas de mudanças. Para isso, realizar um mapeamento dos processos internos das atividades auxilia a monitorar as falhas e pontos em que devem ser implementadas mudanças.
Além disso, é crucial padronizar os processos internos para toda a equipe. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de fluxograma (representação gráfica das funções), que indiquem a ordem correta dos acontecimentos e procedimentos diários, das pessoas envolvidas e resultados a serem atingidos. Ou, por meio de canais de comunicação específicos, implementar formas inovadoras de comunicação desses processos.
5. Gestão de pessoas
Toda empresa, associação, sindicato e outros precisa direcionar tempo e recursos para a gestão de seus profissionais. Potencializar o crescimento de um projeto passa por pessoas qualificadas, alinhadas e comprometidas com os resultados e a proposta/missão de cada instituição.
Para isso, é importante valorizar cada profissional. Promover cursos e oportunidades de melhorias individuais, por exemplo, são ações que podem contribuir para o crescimento pessoal do profissional e, por consequência, para a instituição. Os profissionais precisam se sentir confortáveis no trabalho e devem ser estimulados a querer permanecer naquela atividade, propiciando assim um ambiente favorável para o alcance dos objetivos desejados. O papel do gestor é fundamental nessa gestão.
6. Relacionamento com o associado
Para que uma Associação, ou Sindicato, cresçam, é preciso aumentar sua base de associados e saber como fidelizá-los. A construção desse relacionamento, baseado em respeito, confiança, ética e benefícios é fundamental para a manutenção de um projeto, seja de qualquer instituição.
É importante oferecer um atendimento de qualidade, personalizado, capaz de construir uma cultura centrada no associado e suas demandas. Philip Kotler, considerado pai do marketing moderno, atesta que fidelizar um cliente custa entre 5 e 7 vezes mais barato do que prospectar novos; e esse pensamento vale para associados.
Portanto, remodelar e melhorar o relacionamento com seu associado é fundamental para que o projeto promovido pelas instituições e seus gestores passe a gerar mais frutos.
7. Inovação tecnológica
Por fim, inovações tecnológicas são imprescindíveis para melhorar processos de gestão. É possível introduzir tecnologias (como chatbots, inteligência artificial e automação de processos, dentre outros) que favoreçam a produção e captação de novos associados, melhorando resultados administrativos gerais.
Para Associações e Sindicatos, é possível pensar ainda em tecnologias de gestão empresarial (ERP) que integrem os setores, sistemas de recrutamento e seleção, sistemas de controle financeiro (com emissão de notas fiscais, contas a pagar e receber, integração bancária) e promoção de eventos. Vantagens essas que você encontra na Associatec.
Com a tecnologia apropriada, é possível ir mais longe e alcançar melhores resultados. A escolha certa dos sistemas e a contratação de profissionais capacitados auxilia no crescimento das instituições e podem reduzir custos no longo prazo.
