O ciclo PDCA é uma das metodologias de gerenciamento mais utilizadas no mundo. Assim como outras ferramentas de gestão, foi criada na metade do século passado e sua sigla significa PLAN–DO–CHECK–ACT (ou PLAN-DO-CHECK-ADJUST); traduzindo, Planejar-Fazer-Verificar-Agir/Ajustar.
PDCA é uma metodologia de gerenciamento que surgiu de uma necessidade real da indústria, tomando forma na década de 50. Sua criação é atribuída ao professor americano William Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos, e ao engenheiro Walter Shewart. Mas como uma demanda da indústria impulsionou o PDCA?
Grandes indústrias, impulsionadas pela revolução do fordismo e o grande crescimento causado pela destruição europeia da segunda guerra, obtinham seus principais resultados dessa fase de desenvolvimento acelerada, independentemente de um processo planejado ou de um produto. O planejamento antecipado era visto apenas como algo formal, utilizado para que erros de grande proporção não ocorressem. Os demais detalhes seriam conhecidos, não registrados e monitorados, trabalhados somente na fase de execução. Esta estratégia operacional gerava um resultado imprevisível. O PDCA surgiu dessa necessidade em satisfazer um método estruturado para resolverde problemas e gerenciamento de projetos, focado na melhoria e controledos processos e produtos, de uma forma contínua.
Como aplicar o PDCA
Primeiramente,o gestor precisa conhecer o conceito do ciclo, essencial para o PDCA. Todo o processo é constituído por atividades planejadas e recorrentes, sem um fim determinado. O ciclo respeita a ordem proposta pela sigla e pode ser visualizado abaixo:
O PDCA começa com o P (Planejamento), momento esse em que o gestor deve focar a parte estratégica, levantando informações e as analisando. No D, inclui-se tudo que deve ser executado, sendo essa execução checada (C). Logo na sequência, as ações são avaliadas e ajustadas (A), visando corrigir problemas e divergências encontradas.
Entenda as letras do PDCA
1. Plan (Planejar)
Após a identificação (pelo gestor e equipe) de problemas e oportunidades, é preciso realizar um robusto levantamento de dados e informações sobre esses pontos. Com essas informações, cria-se um escopo capaz de projetar necessárias correções a serem aplicadas no projeto, com ações de prevenção e melhoria.
Em suma, os problemas apresentados serão analisados e as soluções necessárias para resolvê-los serão conhecidas e inseridas em um plano de ação. Com base nas diretrizes e políticas da entidade, cria-se uma estratégia para resolver os problemas levantados, considerando três fases fundamentais: o estabelecimento dos objetivos; a escolha do caminho para atingir os objetivos; definição do método que será utilizado para isso.
Nessa etapa, é importante montar a equipe que realizará as atividades, escolhendo os profissionais e colaboradores que liderarão os processos. Inclusive, nessa etapa, os gestores podem utilizar métodos para auxiliar na confecção de um P (Plan) mais robusto, como o brainstormig, fluxograma, histograma e outros.
2. Do (Executar)
Com o planejamento pronto e bem detalhado, hora de colocá-lo em prática, com as tarefas de fato em funcionamento.
É nessa fase do PDCA que os resultados são gerados. Os resultados apresentados dependem diretamente da qualidade das ações tomadas e do nível de execução do plano de ação. Importante ter em mente que uma execução falha compromete o projeto como um todo.
3. Check (Avaliar)
Destacamos aqui um ponto muito importante para o PDCA: as ações executadas devem ser mensuradas e esse processo é feito constantemente.
Para esse momento do ciclo, o gestor e equipe precisam garantir a autenticidade das informações. Além disso, as análises estatísticas dos dados e a verificação de todos os itens coletados devem proporcionar uma comparação com os resultados financeiros, para auxiliar na metrificação.
Essa etapa do PDCA é, basicamente, uma oportunidade de reflexão sobre os resultados e a ação dos colaboradores na implementação das ações definidas. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.
4. Act/Adjust (Agir/Ajustar)
Na última fase do PDCA são tomadas ações corretivas, com base nos ganhos obtidos. Corrigir as falhas encontradas no passo anterior é imperativo para transformar as ações tomadas no planejamento original projeto.
Como em um ciclo, após investigar as causas das falhas e desvios no processo, e após agir para solucioná-las, gestor e equipe devem começar tudo de novo. Afinal, o ciclo PDCA deve ser retomado para que as práticas e os processos se aprimorem continuamente, aperfeiçoando o processo de forma contínua.
Importante destacar ainda que, para que os mesmos problemas identificados antes não retornem ao projeto e o prejudiquem novamente, é preciso assertividade na mudança dos processos.
Por fim, queremos registrar que o ciclo PDCA, em sua natureza cíclica de processos, proporciona um aumento de competitividade no longo prazo, já que problemas que surgem no processo são corrigidos de modo muito mais eficiente. Um ciclo de melhoria de gestão permite ainda a padronização de resultados obtidos, estabilizando um modelo capaz de transformar instituições.
