Saiba como criar uma ata de assembleia geral de constituição de associação
As associações são organizações sem fins lucrativos, sem caráter partidário ou político, que une pessoas físicas ou jurídicas para conquistar interesses sociais e econômicos. Segundo a lei 10.406/02, as associações são pessoas jurídicas de direito privado. Por isso, elas precisam estabelecer documentos oficiais na criação da fundação. Entre eles, a ata de assembleia geral de constituição de associação.
Se você é gestor de uma associação nova, e tem encontrado dificuldades nas etapas do processo de criação, nós preparamos um artigo completo para te orientar. Entenda de uma vez o que é e como fazer uma ata de assembleia, e muito mais! Acompanhe!
O que é uma assembleia geral?
Uma assembleia geral é uma reunião composta pelos associados de uma associação. A assembleia geral é considerada o órgão deliberativo mais alto, pois tem a competência de votar sobre as decisões da associação. Além disso, ela está encarregada de eleger a diretoria da associação. Da mesma forma que pode destituir a administração atual.
Algumas associações de grande porte, ou seja, com um grande número de associados, podem possuir um conselho de administração. Nesse caso, o conselho está acima da assembleia geral e deve tomar as decisões, devido à dificuldade de reunir todos os membros da associação para uma reunião geral.
Em suma, as assembleias podem ser classificadas como:
- Assembleias gerais ordinárias — são reuniões obrigatórias, pois tem o objetivo de constituir uma associação. Além disso, elas precisam ser registradas no cartório devido a sua natureza oficial.
- Assembleias gerais extraordinárias — são reuniões de emergência que debatem temas de extrema necessidade para a ordem da associação. Também é necessário que seus documentos sejam registrados no cartório.
O que é uma ata de assembleia geral de constituição de associação?
A ata de assembleia geral de associação é um documento que tem o intuito de registrar todos os eventos e decisões da reunião de criação da organização, como exemplos, as decisões tomadas, abstenção de voto, conflito de interesses, responsabilidades e prazos.
Ela serve como registro oficial nos processos de criação de associações. Assim, ela servirá como documento de consulta para necessidades futuras. No sentido jurídico, a ata é um documento essencial, e a má elaboração dela pode trazer prejuízos para a associação diante da lei.
Nesse documento, todos os associados e interessados, que cumprem suas obrigações legais, assinam os acordos do estatuto social da associação.
Por isso, é importante que você dê a devida atenção à elaboração da ata. Para isso, o documento deve ser escrito com formalidade e rigidez, com uma linguagem clara e objetiva, sem marcações de parágrafos, sem abreviações ou rasuras. Além disso, deve conter as assinaturas dos associados como prova de sua validade legal.
Como elaborar uma ata de assembleia geral de constituição?
Antes de elaborar a ata, você precisa realizar algumas ações obrigatórias no processo de criação da sua associação. São três etapas, confira um pouco sobre cada uma!
Elaborar o estatuto social da associação
Antes da assembleia, é necessário que você escolha uma comissão para elaborar o estatuto social da associação. O estatuto será discutido e votado durante a reunião dos associados. Esse documento possui o planejamento das futuras diretrizes da associação, como por exemplo:
- o nome da associação, seus objetivos e sua sede;
- os direitos e deveres dos associados;
- as condições para a admissão de novos associados;
- as condições para exclusão de associados;
- os recursos de financiamento para manter a associação;
- a instituição dos órgãos decisórios da associação, como o conselho fiscal e a diretoria etc
Publicar um edital de convocação
O Edital de Convocação de Assembleia Geral é um documento oficial que tem o intuito de convocar associados, ou pessoas interessadas na constituição da associação. Por meio desse documento, os associados participarão da assembleia geral para discutir determinados assuntos sobre o destino do grupo.
Portanto, para que o documento seja válido é necessário que haja no edital o local, data e horário da reunião. Bem como os assuntos que serão discutidos na assembleia geral. Você pode divulgar este edital em jornais e veículos de comunicação de grande circulação, como mídias sociais, e-mails, sites e whatsapp.
Reunir a assembleia geral da associação
Após todas as etapas anteriores, é a hora de realizar a assembleia geral. A reunião deve acontecer no lugar, horário e data presentes no edital. Antes de começar a reunião, é necessário decidir quem irá guiar as apresentações, que no caso é o presidente indicado. Em seguida, o estatuto será lido e discutido por todos os presentes.
Qual a estrutura de uma ata de assembleia geral de constituição?
Durante a reunião será construído a ata de assembleia geral de constituição de associação. Confira agora os principais tópicos e informações que precisam estar na elaboração da ata.
1. Apresentação das pautas em discussão
A introdução do documento precisa conter o nome da associação, data, hora e local da reunião. Dessa forma, é preciso descrever as finalidades da reunião, citando o objetivo de criar uma associação sem fins lucrativos.
Deve-se constar aqui a denominação e sede da associação, o presidente que irá presidir a reunião e o secretário responsável por redigir a ata. Em seguida, é preciso enumerar todas as pautas discutidas na reunião.
2. Constituição da associação
A primeira deliberação a ser registrada é da constituição da associação, onde se registra a votação pela denominação e endereço da sede. Ademais, é preciso registrar a data de início das atividades da associação.
3. Aprovação do estatuto social
A segunda deliberação a ser registrada é a aprovação do estatuto social, depois de lido e debatido. Bem como registrar a votação realizada. É preciso constar as devidas intervenções realizadas no estatuto, caso houver. Também deve-se registrar o número de votos contrários ou a favor do estatuto.
4. Eleição dos membros da administração
A terceira deliberação a ser registrada é a eleição dos membros da administração. É preciso apresentar a lista de candidatos na eleição, os respectivos cargos e número de votos recebidos pelos eleitos. Além disso, deve-se constar o nome, estado civil, nacionalidade, data de nascimento, RG, órgão expedidor, CPF e endereço dos membros eleitos.
5. Demais deliberações
Caso seja necessário a deliberação de outros assuntos, é preciso registrar aqui as intervenções decididas nas demais pautas.
6. Assinatura do presidente e secretário
Na conclusão do documento, registra-se a definitiva constituição da associação, com a data, local e assinaturas do presidente e secretário eleitos na reunião.
7. Assinatura da lista de presença
Ao final da ata, deve-se incluir uma lista de presença com todas as pessoas presentes na reunião. Junto a lista, deve haver a qualificação de cada um. Quando se tratar de pessoa física precisa haver: nome, estado civil, profissão, nacionalidade, data de nascimento, RG, órgão expedidor, CPF e endereço da pessoa.
Quando for pessoa jurídica precisa ter: nome, endereço, CNPJ, número do NIRE ou do registro no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
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Como registrar a ata da assembleia geral?
Para que a ata da assembleia geral seja validada você deve registrá-la no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. Da mesma forma, a associação será registrada no Cartório Civil, junto com o estatuto social e a relação dos membros da diretoria atua.
Como a ata faz parte integrante do estatuto, portanto, o estatuto social também será registrado junto. Após essas exigências, você deve cadastrar a associação na Receita Federal para emitir o número de CNPJ da sua instituição.
Por fim, neste artigo você pôde entender melhor como elaborar uma ata de assembleia geral de constituição de associação. Além disso, mostramos um pouco sobre cada etapa desse processo de regulamentação.